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【保存版】これだけ覚えておけば大丈夫!忘年会案内と出欠確認メール書き方マニュアル

今年もはや残すところ数十日。これからの時期、忘年会のお誘いが増えてきますね。幹事ともなれば、どのように関係各所に案内を出したら良いものか、お悩みの方も多いのではないでしょうか?今回はそんな困り事を抱えてしまったアナタこそ必見、とっておきの忘年会のあいさつと出欠確認メールについてご紹介できればと思います。

忘年会案内メールのポイントは?

1.要件はまとめて簡潔に書く

この時期は、取引先や関連先などから日程の調整があがるほど、忘年会のお誘いは引きもきらさず、というのが現状です。忘年会の案内は、新聞記事と同じ。表題に忘年会と書いたあとは、忘年会へのお誘いのあいさつに、開催日時や時間、場所など要件を箇条書きなどで示し、情報漏れのないようにします。

要件は5W1H(Why:なぜ?/What:何を?/When:いつ?/Who:誰が?/Where:どこで?/How:どうやって?)をしっかり押さえておきましょう。

要件文は以下のとおり、社内の所属や社内階級など関係なく使えます。

日  時 Ο月Ο日(Ο) 午後ΟΟ時~
会  費 0000円
場  所 居酒屋ΟΟΟ ΟО店
住  所 ОΟООΟООΟО URL:xxxxxx
電話番号 00-000-0000
地 図

2.案内は早めに出す

幹事として忘年会を円滑に仕切るには、忘年会参加メンバーに案内はできるだけ早く出すようにしたいものです。そのほうが忘年会に招待された人も早めにほかのスケジュールを入れる事ができるからです。とくに、忘年会シーズンにはクリスマスも控えています。忘年会に加え、クリスマスパーティーまで加わるのですから、めぼしい会場も取り合いになりかねません。

案内を早めに出すためにも、日頃からプライベートに限らず、宴席に使える会場について情報収集しておくと、案内作成に大いに役立ちます。

3.出欠の確認はできるだけ相手が簡単に回答できるようにする

忘年会の出欠の確認は、招待状を頂いた方が簡単に回答できるようにするのがベスト。そもそもざっくりとした調整を行った上で忘年会の日程を組んでいるので、なにもなければほぼ出席のご返事をいただけるはず。とはいえ、忘年会の場合は宴席を確実に押さえておかないと大変な事になるので、出欠の回答期限を設けて返事ができるような言い回しのメールを先方に出すようにしましょう。



ざっくりとした日程調整を決めるには?

最近では飲み会やパーティー、イベントの日程調整などを決められる幹事お役立ちツールなるものがいくつかあります。大まかな日程調整を行い、会の開催候補日を決めておくと、案内作成のときに非常に楽です。

日程調整ツールでよく使われるのは次の3つ。

調整さん

会員登録無し。URLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。メンバーはコメント欄でちょっとした連絡をすることもできます。

調整丸

イベントを開催したい日が決定していれば、イベントにふさわしい宴席をぐるなびに登録されているお店から自動的にチョイスして、案内状まで作成してくれるツール。

LINEスケジュール

イベントタイトル、イベントの候補日、招待者を選んでLINEするだけで、招待者に連絡を取り、意見を聞きつつ、日程調整もできるというツールです。仲間内で使うのは非常に有効です。

この中で私のおすすめは「調整さん」です。調整さんで忘年会参加予定者が一番多い日を忘年会開催日に決め、改めて忘年会の案内を添付メールで送るのが、ビジネスマナーでもめることもなく無難ですね。

日程調整ツールってちょっと面倒くさい・・・・・・と思っても、ちょっとした一手間が次の仕事をぐーんと楽にしてくれます。是非ご活用ください。

実際に使える忘年会ご招待サンプル文面をご紹介

忘年会への要件がほぼ決まったら、次に行うのは宛先別の案内文の作成です。案内文は、忘年会に招きたい人へのアプローチにあたります。忘年会とは言え、ビジネスマンともなれば立派な会社の行事のひとつ。ビジネスマンとしてここでのマナー違反はやはり避けたいもの。文面にもやはり、相手に対する礼儀を大事にしたいところ。そこで、直接メールを送るというよりは、メール添付の文書を想定してここでは記載していきます。直接メールで出す時は、これらの文書をメールにアレンジして書くとよいでしょう。

それではさっそく宛先別に、招待サンプル文面を見ていきましょう!

◆所属部署宛

所属部署内には同僚のほか、上司や部下、後輩、先輩などさまざまな世代で構成されています。ポイントは部内でよく顔を合わせているということ。忘年会というイベントの性質上、部内ミーティングをかけるほどのことでもない。これらを踏まえ、全世代に失礼にならない文面でアプローチします。

回 覧
○○○○ 各位
平成 年 月 日
幹事 ◯◯◯◯美
内線 (×××)

忘年会のご案内

今年も余すところ後わずかとなり、恒例の忘年会を下記の通り開催することとなりました。
つきましては、この一年の反省と来年への更なる飛躍を祈念するとともに、(社/課/部)内の親睦をはかりたいと存じます。是非ご出席ください。
参加者は別添用紙に氏名を記入し、○月○日(○)までに幹事までお戻しください。

◆他部署宛

同じ社内とは言え他部署はやはり自分の所属している部署とはまったく別もの。業態や企業によっては扱っている製品も全く異なります。

そのため忘年会の案内をするといっても、業務で関わったということを意識して案内文を作成するとよいでしょう。

回 覧
◯◯部
○○○○ 各位
平成 年 月 日
幹事 ◯◯◯◯美
(◯◯部◯◯課所属)
内線 (×××)

忘年会のご案内

今年も余すところ後わずかとなりました。皆さまにおかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
さて、この度の弊部◯◯(業務名)の遂行は皆様のご助力のお陰と存じ、改めて深謝申し上げます。

つきましては、日ごろからお世話になっている皆様方をお招きし、ささやかながら、弊部主催の忘年会を下記のとおり開催いたしますので、ご用繁多な時期で誠に恐縮と存じますが、なにとぞご出席いただけますようお願い申し上げます。

お手数ではございますが、ご参加の叶う方は別添用紙にご氏名を記入のうえ、○月○日(○)までに幹事の◯◯までお戻しいただければ幸いに存じます。

◆上司宛

丁寧さは同じ社内でも準Max級になります。もうこうなると、直接メールで、というのは非常に失礼なのではないかと・・・・・・。ここでお断りしておきますと、大企業ともなると社長や会長にはそうそうお会いできるものではありません(あまり会いたくないというのが本音ですが)。

「上司」はこの場合、自分の所属する部や課のトップ、つまり部長や室長クラスです。中には社長もいるのかな。
ていねいに、されど慇懃無礼(いんぎんぶれい)にならないように心を込めて案内状を書きましょう!

○○○○部長

平成 年 月 日
幹事 ◯◯◯◯美
(◯期入社◯◯所属)
内線 (×××)

忘年会のご案内

今年も余すところ後わずかとなりましたが、恒例の忘年会を下記の通り開催するはこびとなりました。
この一年の反省と来年への更なる飛躍を祈念し、(社/課/部)内の親睦をはかる席に是非部長もご参加いただきたく存じます。
つきましては、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。

ご用繁多な時期で誠に恐縮に存じますが、もしご出席が叶うようでしたら、○月○日(○)までに幹事までお戻しいただければ幸いに存じます

◆同期宛

同期の場合はフランクに、堅苦しい内容ではないほうがかえって好感を持たれます。
とはいえ、ウェイウェイ系でやろうものなら、そういうのが苦手な人には酷ですから、ここは『親しき仲にも礼儀あり』の精神で書きましょう。

また、同期であるからこそ、ぶっちゃけなことも書けちゃうのもいいところ。
会費のこと、キャンセル費用が発生するタイミング、宴席のおいしいものなど、同期に宛てる案内状ならではの内容を書くと良いですね。

○○期入社社員 各位
平成 年 月 日
幹事 ◯◯◯◯美
(◯◯部◯◯所属)
内線 (×××)

忘年会のご案内

○年入社の皆さん、お元気でお過ごしですか。今年も残すところわずか、そこで同期忘年会を企画しましたのでご案内いたします。
日頃はなかなか全員で集まることができませんが、是非この日はみんなで集まって、大いに盛り上がりましょう!

なお、出欠の連絡は件名を変えずに◯月◯日(◯)までに、このメールへダイレクトで返信してください。
参加のキャンセルは、開催2日前の◯月◯日19時までに幹事までご連絡ください。
それ以降のキャンセルは会費が発生してしまいます。ご了承ください。

それこそ同期なら、添付メールでなくても直接メールで案内するも良し、もっと言ってしまえば「LINEスケジュール」や「調整丸」などの調整ツールをダイレクトに使っても良いですね!

まとめ

いかがでしたか。忘年会は、1年間の労をねぎらい、次の飛躍にするための酒宴です。忘年会を楽しく、思い出深いものにできるかは幹事さんの腕次第。まずはその取っかかりである案内状で、気持ち良く参加者を招いてみてはいかがでしょうか。

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